Privatlivspolitik for Andelsboligforeningen Griffenfeldsgade 37-39

Databeskyttelsesloven og Databeskyttelsesforordningen, der er den danske udgave af EU’s General Data Protection Regulation (GDPR), trådte i kraft den 25. maj 2018.

Andelsboligforeningen Griffenfeldsgade 37-39 er som erhvervsdrivende forening omfattet af denne lov og denne forordning, og formålet med dette dokument er, at beskrive foreningens privatlivspolitik.

Når vi modtager personoplysninger om dig, er det vores målsætning, at du har tillid til, at vi behandler dine personoplysninger på en gennemsigtig og sikker måde. Det er derfor vigtigt for os, at du tager dig tid til at læse dette dokument, som vil informere dig om vores håndtering af dine personoplysninger.

 

1. Dataansvarlig

Den juridiske enhed, der er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er: 

Andelsboligforeningen Griffenfeldsgade 37-39
Griffenfeldsgade 39C st. tv.
2200 København N

 

CVR: 64676512 
Tlf.: 35390180
E-mail: bestyrelsen@abfgriffen.dk
Hjemmeside: http://www.abfgriffen.dk

For spørgsmål vedrørende andelsboligforeningens behandling af personoplysninger kan bestyrelsen kontaktes via ovenstående kontaktoplysninger.

Boelskifte Advokater, Solbjergvej 3, 2000 Frederiksberg og Boelskifte Administration, Byvolden 25, 4000 Roskilde (CVR. nr. 34603545) er foreningens administrator og er i den egenskab databehandler på vegne af foreningen.

 

2. Formålene med behandling af dine personoplysninger

Andelsboligforeningen Griffenfeldsgade 37-39 behandler personoplysninger om dig for at varetage administrationen af dit medlemskab af foreningen, ejendommens drift og foreningens interesser. Oplysningerne er nødvendige for at opfylde den aftale, vi, med dit køb af andelen, har med dig om boligen, hvilket er et lovligt formål, der ikke kræver samtykke. Vi kan endvidere behandle personoplysninger om dig for at opfylde lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav. Andelsboligforeningen behandler kun de oplysninger om dig, som vi skal bruge for at opfylde vores formål.

 

3. Kategorier af personoplysninger

Vi bruger som udgangspunkt kun almindelige personoplysninger, herunder dit navn, adresse, bolignummer, telefonnummer og e- mailadresse, samt i forbindelse med køb og salg af en andel et bankkontonummer. Vi kan i sjældne tilfælde bruge oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, fx dit CPR-nummer i hvidvask-sammenhæng eller oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med sager om overtrædelse af foreningens vedtægter eller husorden. Vi kan i meget sjældne tilfælde bruge følsomme oplysninger, fx helbredsoplysninger i forbindelse med godkendelse af tilretninger af boligen på grund af handikap eller alder. 

 

4. Samtykke 

Hvis vi gerne vil indsamle oplysninger om dig, som ikke er nødvendige for at opfylde vores formål, anmoder vi altid om dit samtykke. Hvis vi har brug for dit samtykke, har du også mulighed for at sige nej, og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte bestyrelsen.

I forbindelse med forslag til generalforsamling eller referater fra generalforsamlinger kan der optræde referencer til personer på formen [Navn] ([Opgang + etage + side]). Hvis du ikke ønsker referencer til dig på denne form offentliggjort på internettet eller ved opslag på tavlerne i opgangene, generelt eller i en specifik sag, kan du henvende dig til bestyrelsen. Bestyrelsen vil herefter sikre tilstrækkelig anonymisering.  

Børn eller umyndige personers interesser varetages i denne sammenhæng af forældre eller værge. 

 

5. Videregivelse 

Vi videregiver kun oplysninger om dig, hvis det er nødvendigt, enten på grund af lovgivning eller hvis foreningen har en berettiget interesse, der overstiger hensynet til dig. Dette kan fx være til forsyningsvirksomheder i forbindelse med til- eller fraflytninger, bygge- og håndværkersager, hvor kontakt til dig er nødvendigt eller til Nets i forbindelse med opkrævning af boligafgift.

 

6. Opdatering af oplysninger 

De personoplysninger vi har om beboerne, skal være rigtige. Vi beder dig derfor om at meddele, hvis du fx skifter e-mailadresse, telefonnummer eller navn.

 

7. Sletning af oplysninger 

Vi har fastsat procedurer for, hvornår vi sletter dine personoplysninger. Vi sletter personoplysninger om dig, når vi ikke længere har brug for dem, fx fordi du er fraflyttet foreningen. Dit navn mv. kan, selvom du er fraflyttet, fremgå af dokumenter som Købsaftaler som køber/sælger af andelen og andelsbeviset for boligen, da dette er et vandredokument, der overdrages fra andelshaver til andelshaver.

Derudover kan dit navn fortsat fremgå af foreningsdokumenter som generalforsamlingsreferater, bestyrelsesmødereferater samt, hvis du har været valgt til bestyrelsen, af årsregnskaber. Den type dokumenter betragter vi som en essentiel del af foreningens historie, der derfor ikke slettes.

Lovgivningen pålægger os at opbevare visse typer af dokumenter i en længere periode, fx bogføringsmateriale, der skal opbevares i mindst 5 år efter afslutningen af et årsregnskab. Ligeledes kan foreningens legale ret til at fastlægge eller imødegå et eventuelt fremtidigt retskrav betinge opbevaringen af dokumenter i længere tid.

 

8. Sikkerhed

Vi har vedtaget regler for, hvordan vi sikrer de personoplysninger, vi har registreret om dig. Vi har fastsat procedurer for, at det kun er valgte bestyrelsesmedlemmer og suppleanter, der har adgang til de oplysninger, vi har registreret, medmindre vi er berettigede til at videregive oplysningerne. I visse tilfælde vil ejendommens vicevært eller foreningens administrator ligeledes have adgang til sådan oplysninger, hvis der er et berettiget formål i forhold til deres arbejde.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der medfører en høj risiko for dine rettigheder, underretter vi dig så hurtigt som muligt. 

 

9. Dine rettigheder 

Du har ret til efter anmodning at få følgende oplyst:

• Hvilke oplysninger, vi behandler om dig
• Hvor oplysningerne stammer fra
• Hvad vi bruger dine oplysninger til
• Hvor længe, vi behandler dine oplysninger
• Hvem, vi videregiver dine oplysninger til

 

Vi gør opmærksom på, at retten til indsigt kan begrænses af hensyn til beskyttelse af andre personers privatliv.

 

Du har ret til at få rettet forkerte oplysninger, og til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis det vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige.

Du har ret til at få slettet dine oplysninger. Retten til at få slettet oplysninger kan begrænses, fx hvis oplysningen fortsat er nødvendig for at opfylde vores lovlige formål, lovkrav eller for at fastlægge eller imødegå et retskrav. 

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger, fx hvis du mener, at oplysningerne er forkerte, eller at vi behandler oplysningerne i strid med forordningen.

Hvis betingelserne er opfyldt, har du ret til at modtage egne personoplysninger eller få overført disse personoplysninger til en anden dataansvarlig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, på https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder. 

 

10. Klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Denne privatlivspolitik er gældende fra 25. maj 2018. Foreningen forbeholder sig retten til at ændre i privatlivspolitikken.

 

Bestyrelsen,
A/B Griffenfeldsgade 37-39